Guía completa: Integrando tu ERP con bFiskur®︎

bFiskur® te permite conciliar las diferencias entre lo que tú tienes registrado en tu ERP (o Contabilidad) contra lo que tiene el SAT.  Este documento te explica cuál es el proceso para conectar bFiskur con tus sistemas y así obtener las diferencias que te ayuden a resolver rápidamente tus discrepancias fiscales vs. el SAT

¿Qué es la conciliación en bFiskur®?

La conciliación es el proceso te permite verificar que toda la información fiscal que has registrado en tu ERP coincida con la información que tiene el SAT. Para realizar este proceso, utilizamos un número de identificación único (UUID) que permite identificar cada documento de manera individual. Al comparar los UUIDs de ambos sistemas, podemos detectar cualquier error o inconsistencia y asegurar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.

Imagina que la conciliación es como comparar dos listas de compras. Una lista es la que tú tienes de todo lo que compraste (tu ERP) y la otra lista es la que tiene el SAT (su registro). Para saber si las dos listas coinciden, buscamos un código único en cada producto (el UUID) y lo comparamos. Si encontramos el mismo código en ambas listas, significa que ese producto está en las dos y todo está correcto. Si no lo encontramos, quiere decir que falta en una de las listas y hay una diferencia que debemos revisar.

¿Cómo conciliar tu información fiscal en bFiskur®?

Para llevar a cabo una conciliación fiscal efectiva en bFiskur® es necesario comparar la información de tus CFDI en el SAT con la registrada en tu ERP o tu contabilidad. Para esto, es necesario establecer un puente de comunicación fluido con tu sistema actual que nos permita sincronizar la información que tienes registrada en tu ERP o contabilidad y así poder hacer la comparación.

A este puente le llamamos Conector.

¿Qué es un Conector?

Un conector es un proceso automatizado de conexión y transmisión de datos entre tus sistemas (ERP, sistema contable o administrativo) y la nube de BITAM. Técnicamente, consta de dos elementos fundamentales:

1. Un Layout de Datos: La estructura y formato de la información. Es decir, un archivo con la información.
2. Un Método de Transmisión: El canal por donde viajan los datos.

Compatibilidad: ¿Ya existe un conector para mi ERP?

Una de las preguntas más frecuentes es: "¿Tienen conectores para mi sistema?".

Para agilizar el proceso, en BITAM contamos con Conectores Preconstruidos. Esto significa que ya tenemos identificados los queries de extracción y los layouts para ciertos ERPs, lo cual reduce drásticamente el tiempo de implementación.

Consulta la siguiente tabla para verificar si tu sistema cuenta con un acelerador de implementación:

* SAP Business One for SQL es la versión tradicional de SAP montada sobre Microsoft SQL Server. Si tienes SAP for Hana o SAP ECC puedes crear un conector a la medida, tal como se describe en el bloque a continuación.
**Algunas versiones de COI presentan algunas restricciones. Contáctanos para validar tu versión de COI.

Nota: Si tu sistema aparece marcado, ¡buenas noticias! Ya contamos con experiencia previa conectándolo. Si no aparece, sí es posible conectarlo siguiendo el proceso de "Conector a la Medida" descrito a continuación.

¿Cómo se crea un Conector a la Medida?

Si tu ERP no está en la lista anterior, o tienes un desarrollo propio, puedes crear un conector. El proceso requiere generar un Layout y definir un Método de Transmisión.

1. Generación de Layouts o Plantillas

Para cada bóveda de BITAM existen plantillas (layouts) específicas que debes llenar.

• Ejemplo: Debes de generar un layout conteniendo los datos necesarios para la boveda que debes conciliar.
• El objetivo es mapear qué columna de tu base de datos corresponde al campo requerido por BITAM.
• Puedes consultar los diferentes layouts disponibles aquí: Layouts para carga de información

2. Métodos de Transmisión

Una vez construido el layout, debes elegir cómo enviarlo a nuestra nube. La elección depende del volumen de información y tu infraestructura tecnológica:

• ETL (Extract, Transform, Load): Se utiliza un software especializado que extrae los datos de tu sistema y los envía automáticamente a la nube de BITAM. Ideal para grandes volúmenes.
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): Depositas los archivos (layouts) en una carpeta segura en nuestro servidor, desde donde nuestro sistema los leerá automáticamente.
• Web Service (WS) de BITAM: Si ya tienes los layouts, puedes enviarlos directamente al Web Service que BITAM ha construido para la recepción de datos.
• Tu propio Web Service: Puedes programar un WS que "entregue" los datos. La nube de BITAM se configurará para consultar tu servicio y obtener la información.
• Correo Electrónico: Para ciertos modelos (como bFiskur), puedes enviar los layouts por email. Un robot inteligente recibe, descarga e importa la información al módulo respectivo.

El Proceso de Implementación (Paso a Paso)

¿Qué tan difícil es? ¿Cuánto tiempo toma? El proceso sigue una metodología probada de 7 pasos para asegurar el éxito:

1. Reunión Inicial: Definición de alcance. Nuestros expertos te aconsejan cuál es el mejor método de transmisión según tu volumen de datos y arquitectura.
2. Creación del Layout: Trabajo conjunto. Revisamos tu base de datos para determinar de qué tablas y columnas se obtiene la información.
   • Nota: En casos de conectores preconstruidos, este paso es muy rápido. En desarrollos a medida, puede requerir apoyo de tu equipo de TI.
3. Transmisión de Datos (Pruebas): Configuramos el envío de información usando el método elegido (SFTP, WS, etc.). Te guiaremos en cada configuración.
4. Pre-validación: Realizamos una carga de un periodo corto de tiempo. Si hay errores o faltan datos, ajustamos el layout. No avanzamos hasta que esta muestra sea perfecta.
5. Carga Histórica: Una vez validada la estructura, procedemos a enviar toda la información histórica necesaria.
6. Certificación de Datos: Paso Crítico. Validamos que los datos en la nube de BITAM coincidan con tu sistema origen. No certificar los datos podría llevar a tomar decisiones basadas en información incorrecta.
7. Revisión de Resultados: Nos reunimos para mostrarte como funcionan las reportes de conciliación y asi poder detectar diferencias en segundos.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Tienen un conector para mi versión de SAP?

R: Si tienes SAP debes saber que tenemos conectores preconstruidos únicamente para la versión tradicional de SAP montada sobre Microsoft SQLServer. Si tú tienes SAP for Hana o ECC, debe saber que muchos de nuestros clientes que usan estas versiones de SAP han construido su propio conector generando los layouts apropiados y enviándolos a bFiskur.

P: ¿Qué tan difícil es conectar mi ERP a bFiskur?

R: Si tu ERP está en nuestra lista de "Conectores Preconstruidos", la dificultad es baja y el tiempo de implementación es corto. Si es un sistema propio, la dificultad es media y depende de que tu equipo de TI pueda localizar los datos en tu base de datos para llenar los layouts.

P: Tengo una carpeta en mi computadora con los XMLs ¿Puedo usarlos para conciliar?

R: Si, puedes usarlos para conciliar. En algunos casos nuestros clientes no tienen acceso a la extracción de datos de su ERP pero como parte de su proceso tienen un folder donde tienen los XMLs correspondientes a los diferentes CFDIs, si este es tu caso, puedes usar esta guía para enviarnos estos xmls y hacer la conciliación. 

P: ¿Me puedo ahorrar trabajo?

R: Sí. Usar nuestros métodos de transmisión automáticos (como el robot de correo o SFTP) elimina la carga manual de archivos. Además, si usas un ERP compatible, aprovechamos el trabajo ya realizado por nuestros ingenieros.

P: Tengo un ERP antiguo o hecho en casa, ¿puedo crear un conector?

R: Absolutamente. Mientras tengas acceso a los datos de tu sistema y puedas exportarlos a un archivo (Excel, CSV, TXT) o exponerlos vía Web Service, podemos conectarlo a la nube de BITAM.